Avrupa Birliğinden Sağlanacak Katılım Öncesi Fonların Yönetimi ile ilgili Genelge yayımlandı

Başbakanlıktan:
Konu : AB’den Sağlanacak Katılım Öncesi Fonların Yönetimi
GENELGE
2015/15
I. GİRİŞ

2014-2020 döneminde Avrupa Birliği’nden ülkemize sağlanacak hibe niteliğindeki fonlar Avrupa Birliği Konseyinin 231/2014 sayılı Katılım Öncesi Yardım Aracı Tüzüğü ve söz konusu Tüzüğün uygulanmasına ilişkin 447/2014 sayılı Avrupa Komisyonu Uygulama Tüzüğü esasları çerçevesinde kullandırılacaktır. Katılım Öncesi Yardım Aracının amacı, aday ülkelerin AB tam üyelik hedefi doğrultusunda, AB değerleri, standartları, politikaları ve uygulamalarına uyum sağlamak amacı ile siyasi, kurumsal, hukuki, idari, sosyal ve ekonomik reformlarını desteklemek ve aday ülkeleri üyelik sonrası kullandırılacak olan Avrupa Yapısal ve Yatırım Fonlarının kullanımına yönelik olarak hazırlamaktır. 2007-2013 döneminde Avrupa Birliği’nden sağlanan Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) kapsamındaki fonların yönetimi bakımından 2011/15 sayılı “Katılım Öncesi AB’den Sağlanacak Fonların Yönetimi” konulu Başbakanlık Genelgesi ile tesis edilen yapı ve komiteler, anılan dönemde başlayan proje ve program faaliyetleri tamamlanıncaya kadar görevlerini ifa ederler.

Avrupa Birliği ile ülkemiz arasındaki mali işbirliğinin yukarıda belirtilen Avrupa Birliği Tüzüklerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla, Türkiye Cumhuriyeti ile Avrupa Komisyonu arasında 11 Şubat 2015 tarihinde “Türkiye Cumhuriyeti ve Avrupa Komisyonu Arasında Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA II) Çerçevesinde Birlik Tarafından Türkiye Cumhuriyeti’ne Yapılacak Mali Yardımın Uygulanmasına İlişkin Düzenlemeler Hakkında Çerçeve Anlaşma” (IPA II Çerçeve Anlaşma) imzalanmıştır. Söz konusu Anlaşmanın onaylanması 6647 sayılı Kanunla uygun bulunmuş ve 28 Nisan 2015 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. Anlaşmanın onayına ilişkin Bakanlar Kurulu Kararı ise 21 Haziran 2015 tarih ve 29393 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

Katılım Öncesi Yardım Aracı kapsammda Türkiye’ye sağlanan fonlar, Komisyon kararı ile kabul edilen IPA-II Dönemi İndikatif Türkiye Strateji Belgesi 2014-2020 (Türkiye Strateji Belgesi)’nde yer alan politika alanları altında belirlenen öncelikli dokuz sektör için kullandırılacaktır.

Söz konusu politika alanları, öncelikli sektör ve alt sektörler ile bu sektör ve alt sektörde Avrupa Birliği’nden sağlanacak fonların kullandırılmasından sorumlu olacak Bakanlıklar Tablo. 1 ’ de gösterilmiştir.

Avrupa Birliğinden sağlanacak fonlar, Avrupa Birliği’ne tam üyelik hedefimiz doğrultusunda, Türkiye Strateji Belgesi’nde belirlenmiş olan amaçlara uygun olarak Çevre ve İklim Programı, Ulaştırma, Rekabetçilik ve Yenilik ile Eğitim İstihdam ve Sosyal Politikalar sektörleri için hazırlanan Sektörel Operasyonel Programlar; Sivil Toplum, Yargı ve Temel Haklar, İçişleri, Enerji sektörleri/alt sektörleri ile Tarım ve Kırsal Kalkınma sektörünün Kurumsal Kapasite Geliştirme alt sektörü için çok yıllı olarak hazırlanan Sektör Planlama Dokümanları ile bunlara ilişkin olarak yıllık bazda hazırlanan Faaliyet Belgeleri; Kırsal Kalkınma Programı ve Sımr Ötesi İşbirliği Program belgelerinde yer verilen strateji ve öncelikler çerçevesinde kullandırılır.

II. KURUMSAL YAPILAR

IPA II Çerçeve Anlaşmasında belirtilen görevleri yerine getirmek ve mali yardımların daha etkin kullanımını temin etmek üzere aşağıdaki kurum ve kişiler belirlenmiştir;

Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü: Katılım öncesi Yardım Aracı kapsamında Türkiye Strateji Belgesinin ve program önceliklerinin belirlenmesi ve bunların birbirleri ile tamamlayıcılığının sağlanması, paydaşlarla gerçekleştirilen çalışmaların koordinasyonu ile aynı zamanda program uygulamalarının Türkiye Strateji Belgesi ile tutarlılığının temini, programlamanın genel koordinasyonu, uygulamanın izlenmesi, değerlendirilmesi ve raporlanmasmı sağlamak üzere Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü olarak Avrupa Birliği Bakanlığı Müsteşarı görevlendirilmiştir. Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörünün sekretarya hizmetleri Avrupa Birliği Bakanlığı tarafından yürütülür.

Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü ayrıca, IPA II dönemi finansman önceliklerinin belirlenmesine yönelik çalışmaları yürütmek; IPA II Çerçeve Anlaşmasının, Sektörel Anlaşmaların ve Finansman Anlaşmalarının içeriklerine yönelik müzakere süreçlerini yönetmek, bu anlaşmaları imzalamak ve Avrupa Komisyonuna iletmek; nihai hale gelen Sektörel Operasyonel Programlar, Sektör Planlama Dokümanları ve Faaliyet Belgelerini Avrupa Komisyonuna iletmekle görevlidir. Bununla birlikte, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü, Smır Ötesi İşbirliği Programlarının programlama, izleme ve değerlendirme faaliyetlerini yürütür ve uygulama sürecinin koordinasyonunu sağlar.

Ulusal Yetkilendirme Görevlisi (UYG): Ulusal Yetkilendirme Görevlisi olarak Hazine Müsteşarı görevlendirilmiştir. UYG, Türkiye’ye IPA II altında sağlanacak fonların mali yönetiminden ve işlemlerin mevzuata uygun ve düzenli olarak yapılmasından genel olarak sorumludur.

Ulusal Yetkilendirme Görevlisi’nin sekretarya hizmetleri Hazine Müsteşarlığı bünyesinde kurulan ve Ulusal Fon ile UYG Destek Dairelerinden oluşan Yönetim Yapısı tarafından yürütülür,
UYG, özellikle;
a) Ulusal Fon aracılığıyla IPA II hesaplarının yönetiminden ve mali işlemlerden,
b) IPA II fonlarının IPA II Çerçeve Anlaşmasının Ek-B’ sinde belirtilen usullere uygun olarak yürütülmesi için oluşturulan iç kontrol sisteminin etkin olarak çalışmasından,
c) Katılım Öncesi Yardım Aracı çerçevesinde oluşturulan sistemin izlenmesinden sorumludur.

Ekonomik ve Sosyal Uyum Koordinatörü: Katılım Öncesi Yardım Aracının Çevre ve İklim Programı, Ulaştırma, Enerji, Rekabetçilik ve Yenilik, İstihdam, İnsan Kaynaklarının Gelişimi ve Sosyal Politikalar alanlarındaki programlama faaliyetlerini ulusal politika, plan ve programlara uygunluğu bakımından yönlendirmek, coğrafi odaklanma uygulaması ve Kalkınma Ajanslarının üstlenecekleri işlevlere ilişkin koordinasyonu sağlamak üzere Ekonomik ve Sosyal Uyum Koordinatörü olarak Kalkınma Bakanlığı görevlendirilmiştir.

Çok Yıllı Program Otoritesi: Katılım Öncesi Yardım Aracı, Türkiye Strateji Belgesi’nde yer alan Çevre ve İklim Programı; Ulaştırma; Rekabetçilik ve Yemlik; Eğitim, İstihdam ve Sosyal Politikalar ile Tarım ve Kırsal Kalkınma alanlarındaki sektörlere ilişkin programların hazırlanması, ihale süreçlerinin yürütülmesi, izlenmesi ve değerlendirilmesi, iletişim ve görünürlük faaliyetleri ve programların raporlanması ile uygulama sürecinde sağlam mali yönetim ilkesi çerçevesinde harcamaların mevzuata ve usule uygunluğunu sağlamaktan sorumlu kuramlardır (Tablo. 2).

Çok Yıllı Program Otoritesi kuramlarda Program Otoritesi Başkam, müsteşar yardımcısı/genel müdür düzeyinde belirlenir. Çok Yıllı Program Otoriteleri, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörünün genel koordinasyonu altında ilgili mevzuat ve Avrupa Birliği müktesebatı çerçevesinde Sektörel Operasyonel Programların hazırlanması, uygulanması ve desteklenecek proje ve faaliyetlere ilişkin olarak, projelerin seçilmesi ve değerlendirilmesi, programlama, ihale ve sözleşme yapılması, proje ve faaliyetlerin yürütülmesi veya tamamlanan proje ve faaliyetlerin kontrol edilmesi, ödemelerin yapılması, muhasebeleştirilmesi ile bunlara ilişkin uygulama sonrası kontrol, izleme ve değerlendirmelerin gerçekleştirilmesine ilişkin olarak başta Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü ve Ulusal Yetkilendirme Görevlisi olmak üzere ilgili kurum ve makamlara gerekli bilgi, belge ve raporların belirlenen süresi içerisinde intikalinden sorumludur.

Çok Yıllı Program Otoritesi Kuramlarda, programlama, izleme ve değerlendirme, teknik uygulama, kalite kontrol, ihale, fmans, sözleşme, ödeme, muhasebe ve raporlama işlevlerini Avrupa Birliği’nin ilgili alanındaki kural ve standartlarına uygun olarak yerine getirmek üzere gerekli kurumsal yapı ve kapasite oluşturulur.

Yıllık Program Otoritesi: Türkiye Strateji Belgesi’nde belirlenmiş olan amaçlara uygun olarak, Demokrasi ve Yönetişim, Sivil Toplum, Yargı, Temel Haklar, İçişleri ve Enerji sektörlerİ/alt sektörleri ile Tarım ve Kırsal Kalkınma sektörünün Kurumsal Kapasite Geliştirme bölümü için hazırlanmış olan Faaliyet Belgelerinde tanımlanan önceliklere ilişkin olarak Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü’nün genel koordinasyonu altında; programların hazırlanmasından, teknik uygulamasından ve izleme ve değerlendirmesinden sorumlu kurumlar ile uygulama birimi olarak görev yapacak olan Merkezi Finans ve İhale Birimi’nden müteşekkildir. (Tablo. 3).

Tablo-3 Yıllık Program Otoritesi Kurumlar

Demokrasi ve Yönetişim, Hukukun Üstünlüğü ve Temel Haklar ile Enerji sektörlerinin/alt sektörlerinin tamamı ile Tarım ve Kırsal Kalkınma sektörünün sadece Kurumsal Kapasite Geliştirme alt sektöründe Yıllık Program Otoritesi görevini, her bir sektör/alt sektör için ayrı ayrı olmak üzere Lider Kuramlarla birlikte Merkezi Finans ve İhale Birimi yürütür.

Yıllık Program Otoritesi Kuramlarda programlama, izleme ve değerlendirme ile teknik uygulama işlevlerini Avrupa Birliği’nin ilgili alanındaki kural ve standartlarına uygun olarak yerine getirmek üzere gerekli kapasite oluşturulur.

Yıllık ve Çok Yıllık Program Otoritesi kuruluşlar, oluşturulan kuramsal yapı ve kapasitenin geliştirilmesine ve devamlılığının sağlanmasına yönelik gerekli tedbirlerin alınması konusunda Ulusal Yetkilendirme Görevlisine karşı sorumludur.

Lider Kurumlar: Tablo 3‘de belirlenen her bir sektör/alt sektör için tanımlanan Bakanlıklar, Yıllık Program Otoritesi yapısı içerisinde Lider Kurum olarak görev yapar. Lider Kuram, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü’nün genel koordinasyonu altında, ilgili mevzuat ve Avrupa Birliği Müktesebatı çerçevesinde Faaliyet Belgelerinin hazırlanması, teknik uygulaması, izlenmesi ve değerlendirilmesi ile desteklenecek proje ve faaliyetlere ilişkin olarak ilgili kurum ve makamlara gerekli bilgi, belge ve raporların aktarılması ve diğer görevlerin yerine getirilmesinden sorumludur. Lider Kurumun sorumluluklarının yerine getirilmesi amacıyla Kuram bünyesinde oluşturulan birimin başkanı genel müdür/başkan/müstakil daire başkanı seviyesinde belirlenir.

Lider Kurumlar, gerekli hallerde nihai yararlanıcı kuramlarla görev ve sorumluluklarım belirleyen protokoller imzalar.

Nihai Yararlanıcı Yetkili Temsilcisi: Tablo 2 ve Tablo 3’de yer alan sektör/alt sektör/ alanlarda, ilgili Program Otoritesinin genel sorumluluğu altında, projelerin/faaliyetlerin uygulamasından sorumlu olan yararlanıcı kurum/kuruluşlardaki görevli birimin uygun düzeydeki yöneticileri arasından ilgili kurum/kuruluşlar tarafından belirlenir. Nihai Yararlanıcı Yetkili Temsilcisi, teknik uygulama ve projelerin sürdürülebilirliğinin sağlanması için gerekli olan her türlü tedbiri alır.

Merkezi Finans ve İhale Birimi: Tablo 3’de belirlenen her bir sektör, alt sektör kapsamındaki, Yıllık Program Otoritesi için IPA II Çerçeve Anlaşmasıyla belirlenen görevlerden; ihale, sözleşme yönetimi, ödeme, muhasebe ve mali raporlamaya ilişkin olanlar, Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun olarak Sözleşme Makamı sıfatıyla Merkezi Finans ve îhale Birimi tarafından yerine getirilir. Yıllık Program Otoritesinin kalan diğer görevleri Lider Kurum tarafından yerine getirilir.

Merkezi Finans ve İhale Birimi ile Lider Kurum arasındaki görev ve yetki paylaşımı, Nihai Faydalanıcılarm da sorumluluklarını içerecek şekilde her bir Faaliyet Belgesi için hazırlanacak olan protokollerle düzenlenir. Merkezi Finans ve İhale Birimi, görevlerinin yürütülmesine ilişkin tüm kararlarım bağımsız olarak alır.

Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu: Tarım ve Kırsal Kalkınma Programı alt sektörü kapsamında, başvuru çağrı ilanlarına çıkılması, idari ve yerinde kontrollerin gerçekleştirilerek projelerin seçilmesi, sözleşmelerin imzalanması, ödeme öncesi idari ve yerinde kontrollerin gerçekleştirilmesi, ödeme, muhasebe, izleme ve raporlama işlemlerinin yürütülmesinden sorumludur. Kurum, görevlerini IPA II Çerçeve Anlaşması, Sektörel Anlaşma, 5818, 6082 ve 6385 sayılı Kanunlar ile değişik 5648 sayılı Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun hükümleri çerçevesinde yerine getirir ve kararlarım bağımsız olarak alır.

Yönetim Otoritesi: Tanm ve Kırsal Kalkınma politika alanı altında yer alan Kırsal Kalkınma Programı alt sektörü için programın; hazırlanması, uygulanması ve değiştirilmesi, izlenmesi ve değerlendirilmesi, raporlanması, tanıtımı ile izleme komitesi sekretaryası ve koordinasyonu görevlerini yürütmek üzere Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Tarım Reformu Genel Müdürlüğü Yönetim Otoritesi olarak görevlendirilmiştir. Yönetim Otoritesinin görevleri, Tarım Reformu Genel Müdürlüğü bünyesinde görevlendirilen Daire Başkanlığı tarafından yürütülür.

Yolsuzlukla Mücadele Koordinasyon Birimi (AFCOS): Başbakanlık Teftiş Kurulu Başkanlığı Avrupa Birliği’nden sağlanan mali kaynakların kullanımıyla ilgili inceleme, araştırma ve soruşturma yapmak veya yaptırmak konusunda görev yapar. Başbakanlık Teftiş Kurulu Başkanlığı ayrıca Yolsuzlukla Mücadele Koordinasyon Birimi (AFCOS) olarak, Avrupa Birliği’nden sağlanan mali kaynakların kullanımıyla ilgili usulsüzlükler ve suistimaller konusunda yapılan inceleme ve soruşturmalarda başta Avrupa Sahtecilikle Mücadele Ofisi (OLAF) olmak üzere ilgili diğer uluslararası kuruluşlar ile koordinasyonu sağlar.

Denetim Otoritesi: Katılım Öncesi Yardım Aracının yönetim ve kontrol mekanizmalarının işlerliği ve etkinliğini denetlemek üzere Hazine Kontrolörleri Kurulu, Denetim Otoritesi olarak görevlendirilmiştir. Denetim Otoritesi, IPA II Çerçeve Anlaşması kapsamındaki yönetim ve kontrol mekanizması içerisinde yer alan kişi ve kuramlardan hiçbir şekilde talimat almaz ve işlevsel olarak bağımsızdır. Denetim Otoritesi, Katılım Öncesi Yardım Aracına ilişkin tüm yönetim ve kontrol sistemlerini ve faaliyetlerini denetler. Bu kapsamdaki kurumlar Denetim Otoritesi tarafından yönetim ve kontrol sistemlerine ilişkin istenilen her türlü bilgi, belge, kayıt, rapor ve bilgi sistemlerini sunmak ve bu bilgileri denetime hazır bulundurmak zorundadırlar.Denetim Otoritesi, Sınır Ötesi İşbirliği Programlan kapsamında oluşturulan Denetçiler Grubuna katılım sağlayarak, programların denetim otoriteleri ile işbirliği içinde çalışır.

Ulusal Otorite: Katılım Öncesi Yardım Aracı’nm Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği politika alanı altmda, ülkemizin hâlihazırda katılım sağladığı ve önümüzdeki dönemde katılacağı sınır ötesi işbirliği programlarının programlama, izleme ve değerlendirme faaliyetlerini yapmak, uygulama sürecinin koordinasyonunu yürütmek üzere Avrupa Birliği Bakanlığı, Ulusal Otorite olarak görevlendirilmiştir.

Ulusal Otorite bu görevlerini, Avrupa Birliği ve katılım sağlanan programların kuralları, programlara ilişkin tüm belgeler ile programların uygulanmasına ilişkin taraf olunan anlaşmalar uyarınca yürütür. Ulusal Otorite gerekli hallerde, ilgili kurum ve kuruluşlarla bu görevlerin ifasına yönelik koordinasyonu sağlar.

Ulusal Otorite, ülkemizin hâlihazırda katılmakta olduğu sınır ötesi işbirliği programları ile önümüzdeki dönemde katılım sağlayacağı sınır ötesi işbirliği programlarının gerektirdiği yapıları, ilgili AB ve ulusal mevzuat gereğince tesis eder. Bunlara ilişkin personel istihdamı, ilgili AB ve ulusal mevzuat gereğince yapılır.

III. KOORDİNASYON KURULU VE KOMİTELERİ

IPA II Çerçeve Anlaşmasında belirtilen görevleri yerine getirmek ve mali yardımların daha etkin kullanımını temin etmek üzere aşağıdaki kurul ve komiteler oluşturulmuştur.
1. Mali İşbirliği Koordinasyon Kurulu
A. Kurulun Oluşumu: Avrupa Birliği Bakanı başkanlığında, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü, Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Kalkınma Bakanlığı Müsteşarı, Dışişleri Bakanlığı Müsteşarı, Maliye Bakanlığı Müsteşarı, Tablo Ude yer alan sektörlerden sorumlu Bakanlıkların Müsteşarları, Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu Başkanı ve Merkezi Finans ve İhale Birimi Başkanmdan oluşur. Kurulun sekretarya hizmetleri Avrupa Birliği Bakanlığı tarafından yürütülür. Gerekli hallerde Kurula diğer ilgili kamu kurum ve kuruluşları da davet edilebilir.

B. Kurulun Görevleri
(1) Mali işbirliği sürecinin genel işleyişini, Birlik programları ve ajanslarından yararlanmaya yönelik faaliyetleri koordine etmek, izlemek ve değerlendirmek,
(2) Katılıma yönelik olarak üye ülkeler ile yürütülen ikili işbirliğinin genel koordinasyonunu sağlamak,
(3) Avrupa Birliği’nden sağlanan fonların etkin, amacına uygun ve zamanında kullanımının teminine yönelik kararlar almaktır.
Kurulun aldığı kararlarm uygulamasına ilişkin süreç, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü tarafından izlenir.
2. Mali İşbirliği Komitesi
A. Komitenin Oluşumu
Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü veya görevlendireceği bir Müsteşar Yardımcısı başkanlığında, Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Çok Yıllı Program Otoritesi, Yıllık Program Otoritesi kuramlarla birlikte (Tablo.1), Ekonomik ve Sosyal Uyum Koordinatörünü, Dışişleri Bakanlığını ve Maliye Bakanlığını temsilen Müsteşar Yardımcısı/Genel Müdür düzeyinde, temsilcilerinden oluşur. İhtiyaç duyulması halinde ilgili diğer kurum ve kuruluş temsilcileri de komiteye davet edilebilir. Komitenin sekretarya hizmetlerini Avrupa Birliği Bakanlığı yürütür.
B. Komitenin Görevleri
Komite, Türkiye Strateji Belgesi ile belirlenen hedef ve önceliklere uygun olarak mali işbirliğinin etkin işleyişine ve fonların amacına uygun kullanımına yönelik olarak aşağıdaki görevleri yürütür;
1) Mali işbirliğinin genel işleyişini değerlendirmek, yönlendirmek ve izlemek,
2) Çok Yıllı Program Otoritesi ve Yıllık Program Otoritesi kuramlarda tesis edilen kuramsal kapasiteyi değerlendirmek ve alınacak tedbirleri belirlemek,
3) Sektör veya alt sektör düzeyli fon kullanım seviyelerini ve fon kaybına ilişkin muhtemel riskleri değerlendirmek ve alınacak tedbirleri belirlemek,
4) Toplantı sonuçlarım Mali İşbirliği Koordinasyon Kurulu’na raporlamak.
Komite tarafından alman kararların uygulanması Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü tarafından izlenir.
Komitenin çalışma usul ve esasları Komite tarafından belirlenir.
3. Sınır Ötesi İşbirliği Komitesi A. Komitenin Oluşumu
Ulusal Otorite başkanlığında, Dışişleri Bakanlığı, Kalkınma Bakanlığı ve Hazine Müsteşarlığı temsilcilerinden oluşur. Komite toplantılarına gerekli hallerde ilgili kamu kurum/kuruluşları davet edilir.
B. Komitenin Görevleri .
Sımr Ötesi İşbirliği politika alanı ile ilgili programlama ve uygulama sürecinde, kuramlarının çalışma alanları ile ilgili olarak Ulusal Otoriteye tavsiyede bulunmak ve destek sağlamaktır. Gündeme bağlı olarak ve Ulusal Otoritenin daveti üzerine, yürütülen programların programlama komitesi, ortak izleme komitesi ve program gereği oluşturulan diğer komitelerin toplantılarına katılım sağlamak ve görüş vermektir.
Komitenin çalışma usul ve esasları Komite tarafından belirlenir. Komitenin sekretarya hizmetleri Ulusal Otorite tarafından yürütülür.

IV. İZLEME KOMİTELERİ
Katılım Öncesi Yardım Aracı altında, AB kaynaklarının etkin kullanımını teminen IPA II Çerçeve Anlaşmasında, Sektörel Anlaşmalarda ve Finansman Anlaşmalarında tanımlanan görevleri yerine getirmek üzere aşağıdaki İzleme Komiteleri oluşturulmuştur.
İzleme Komite toplantılarının makul bir süre öncesinde, her bir sektör veya alt sektör sorumlusu kurum tarafından, bilhassa uygulaması devam eden faaliyetlerin sektörel göstergelere erişimine ilişkin değerlendirmeye temel teşkil edebilecek veri ve bilgilerle birlikte, sektördeki fon kullanım durumunu içeren özlü raporlar Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörüne sunulur.
Sımr Ötesi İşbirliği politika alanında ise, programların ortak izleme komiteleri, sektörel izleme komitesinin yerini alır.

1. IPA İzleme Komitesi
Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü ile Avrupa Komisyonunun eş-başkanlığında, Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Dışişleri Bakanlığı, Maliye Bakanlığı, Merkezi Finans ve İhale Birimi, Ekonomik ve Sosyal Uyum Koordinatörü ile Çok Yıllı Program Otoritesi ve Yıllık Program Otoritesi kurum ve kuruluşlarının temsilcilerinden oluşur. Uygun hallerde, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile uluslararası finans sağlayıcı kurum ve kuruluşlar komiteye katılırlar. Komitenin sekretarya hizmetleri Avrupa Birliği Bakanlığı tarafından yürütülür. Komite yılda en az bir kere toplanır.
Komite, Katılım Öncesi Mali Yardımların etkinliği ve kalitesi ile sektör ve alt sektörler altında gerçekleştirilen tüm uygulamaların Finansman Anlaşmaları ve Türkiye Strateji Belgesinde belirlenen hedeflere uygunluğunu sağlamakla yükümlüdür. Bu amaca yönelik olarak, Komite yapacağı değerlendirmelerde Sektörel İzleme Komitelerince rapor edilen bilgileri esas alır.
Komitenin çalışma usul ve esasları Komite tarafından belirlenir.

2. Sektörel İzleme Komiteleri
IPA İzleme Komitesinde görüşülecek konuları, her bir sektör veya alt sektör düzeyinde ayrıntılı olarak ele almak ve sağlanan fonun etkin ve amacına uygun kullanımım temin etmek üzere Tablo 1 ’de yer alan sektör veya alt sektörlerle ilgili olarak sorumlu kurumlar tarafından Sektörel İzleme Komiteleri oluşturulur.
Sektörel İzleme Komitelerinin genel koordinasyonu Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü tarafından yerine getirilir. Bununla birlikte her bir Sektörel İzleme Komitesinin koordinasyonu ve sekretarya hizmetleri ilgili sektör veya alt-sektör sorumlusu kurum tarafından yürütülür.
Sektörel izleme komite toplantılarına ilgili Çok Yıllı Program Otoritesi Başkanı/Yıllık Program Otoritesi Başkam tarafından başkanlık edilir. Sektörel izleme komitelerinin toplantı takvimleri Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü ile koordinasyon halinde belirlenerek Avrupa Komisyonuna bildirilir.
Aşağıda sıralanan sektörel izleme komiteleri oluşturulur.
a- IPA II Sivil Toplum Sektörel İzleme Komitesi
b- IPA II Yargı Sektörel İzleme Komitesi
c- IPA II Temel Haklar Sektörel İzleme Komitesi
d- IPA II İçişleri Sektörel İzleme Komitesi
e- IPA II Çevre ve İklim Sektörel İzleme Komitesi
f- IPA II Ulaştırma Sektörel İzleme Komitesi
g - IPA II Enerji Sektörel İzleme Komitesi
h - IPA II Rekabetçilik ve Yenilik Sektörel İzleme Komitesi
i - IPA II Eğitim, İstihdam ve Sosyal Politikalar Sektörel İzleme Komitesi
j - IPA II Tarım Sektörü Kurumsal Kapasite Geliştirme İzleme Komitesi
Her bir Sektörel İzleme Komitesi, Çok Yıllı Program Otoritesi Başkanı/Lider Kurum sorumlu birim başkanı başkanlığında, programa bağlı olarak Avrupa Komisyonu temsilcisi eş başkanlığında, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü, Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Ekonomik ve Sosyal Uyum Koordinatörünü temsilen uygun düzeyli katılımcılar, Avrupa Komisyonu ve Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu ile her bir sektör veya alt sektör bakımından ilgili diğer kamu kurumlan ve gerekli hallerde sivil toplum kuruluşları temsilcilerinden oluşur. Uygun hallerde, uluslararası fınans sağlayıcı kurum ve kuruluşlar komiteye davet edilir.
Her bir komitenin çalışma usul ve esasları ilgili komite tarafından belirlenir.
Sektörel İzleme Komiteleri yılda en az iki kere toplanır. Her bir komite toplantısını takiben sektör veya alt sektör sorumlusu kurum tarafından toplantıda görüşülen konular ve alman kararlar ile sektördeki fon kullanım durumunu içeren toplantı tutanakları katılımcılara iletilir.
Gerek görüldüğü hallerde, Tablo l’de yer alan sektör veya alt sektörlerde, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörünün uygun görüşü alınmak kaydıyla Sektörel İzleme Alt Komiteleri teşkil edilebilir.
3. Kırsal Kalkınma Programı İzleme Komitesi
Kırsal Kalkınma sektörünün izlenmesine ilişkin komitenin oluşumu ve görevleri Sektörel Anlaşmanın ilgili hükümleri esas alınarak belirlenir. Komitenin sekretarya hizmetleri Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından yürütülür.
Gerek duyulması halinde, uygun düzeylerde diğer izleme komiteleri kurulur. Bu komiteler faaliyetleri hakkında Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörünü bilgilendirir.

V. DEĞERLENDİRME
Tablo, l’de gösterilen sorumlu kuruluşlar, ilgili sektör veya alt sektör altındaki faaliyetlere ilişkin bir değerlendirme planı hazırlar. Bu planda değerlendirme faaliyetinin uygulamanın hangi aşamasında yapılacağı da belirtilir. Hazırlanan değerlendirme planlarından oluşan ülke değerlendirme planı Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü tarafından Avrupa Komisyonuna iletilir. Bölgesel ve Sınır Ötesi işbirliği politika alanında program yapıları tarafından hazırlanan değerlendirme raporları bu kapsamda dikkate alınır.

Ülke değerlendirme planı kapsamında yapılan değerlendirme faaliyetlerinden elde edilen sonuçların uygulanmasına ilişkin süreç, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü tarafından izlenir. Bu amaca yönelik olarak değerlendirme faaliyetlerinin sonuçları ilgili sorumlu kuruluş tarafından Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü’ne vakitlice bildirilir.

VI. RAPORLAMA 

Katılım Öncesi Yardım Aracı vasıtasıyla sağlanan fonların uygulamasına ilişkin olarak, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü, IPA II Çerçeve Anlaşmasının 59(1) maddesi uyarınca, her yılın 15 Şubat tarihine kadar, bütçe uygulama görevlerinin uygulanmasına ilişkin yıllık raporu Avrupa Komisyona sunar.
Bu kapsamda, IPA II Çerçeve Anlaşması’mn 59(1) maddesi gereğince ve 52(2), 53(3), 53(4), 60(1,2) maddeleri ile Ek A’nın 4(3-ii) maddelerine uygun olarak, Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği politika alanı dışmda, Tablo l’de gösterilen her bir sektör veya alt sektörle ilgili olarak sorumlu kuruluş tarafından IPA II Çerçeve Anlaşmasında ve Finansman Anlaşmalarında belirtilen modele uygun olarak, mali yılın tamamım kapsayan ayrıntılı bir yıllık rapor hazırlanır, Hazırlanan rapor, Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü tarafından Avrupa Komisyonuna sunulur.
Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği politika alanı dışında, Tablo l’de gösterilen her bir sektör veya alt sektörle ilgili olarak sorumlu kuruluş, Ulusal Yetkilendirme Görevlisi ve Denetim Otoritesi tarafından IPA II Çerçeve Anlaşması’nın 59(2) ve 59(3) maddeleri uyarınca hazırlanacak raporlara ilişkin her türlü bilgi ve belgeyi temin eder.
Katılım Öncesi Yardım Ulusal Koordinatörü, Ulusal Yetkilendirme Görevlisi ve Denetim Otoritesi gerekli gördüğü hallerde Program Otoritesi kuramlardan ilave bilgi ve belge talep eder.

VII. GÖRÜNÜRLÜK ve İLETİŞİM 
Katılım Öncesi Yardım Aracı kapsamında Avrupa Birliği fonlarının sektörel uygulamasından sorumlu kılman kurumlar, programların uygulanmasında Avrupa Birliği’nin şeffaflık ve görünürlük ilkelerine uyarlar. Sorumlu kurumlar ilgili sektörel izleme komitelerine görünürlük ve iletişim faaliyetlerine ilişkin olarak raporlama yapar.

Sonuç olarak, ülkemizin Avrupa Birliği’ne katılım sürecinde, kuramlarımızın işbirliği içerisinde etkin bir çalışma ortamı oluşturarak, sağlanacak kaynakları Avrupa Birliği’ne tam üyelik hedefi doğrultusunda ve ulusal politika önceliklerimiz ile uyumlu bir şekilde kullanmaları ve böylece ülkemizin kalkınma sürecine yeterli katkıyı vermeleri büyük önem taşımaktadır. Bu itibarla, Avrupa Birliği ile ülkemiz arasında IPA II dönemine ilişkin mali işbirliği, yukarıda ana hatları belirtilen kurumsal yapılanma ve görev dağılımı çerçevesinde yürütülecektir.

Bilgilerim ve gereğim rica ederim.
Ahmet DAVUTOĞLU
Başbakan